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Julia Stein verantwortet die Redaktion von Medipros. Seit über fünf Jahren arbeitet sie im HR-Recruiting und hat in dieser Zeit Stellenkampagnen über Greenhouse, Join, rexx und Indeed gesteuert – für Arbeitgeber aus der Dienstleistungsbranche, dem Bildungssektor und dem Gesundheitswesen. Sie kennt Besetzungsprozesse aus der Perspektive derer, die täglich Stellen zu füllen haben: welche Anzeigen Bewerbungen bringen, woran Verfahren scheitern und wie lange gute Kandidatinnen und Kandidaten auf eine Rückmeldung warten, bevor sie abspringen. Auf Medipros schreibt sie über Recruiting-Praxis, den Arbeitsmarkt im Gesundheitswesen und darüber, wie HR-Prozesse aussehen müssen, damit sie für beide Seiten funktionieren.
Gutes Recruiting in der Apotheke beginnt nicht erst mit der Stellenanzeige, sondern schon Monate früher: mit einem klaren Bild davon, wen Sie suchen, mit Arbeitsbedingungen, die Fachkräfte überzeugen, und mit einem Bewerbungsweg, der in wenigen Minuten erledigt ist. Wer diese drei Dinge ordnet und seine Stelle dort zeigt, wo PTA, PKA und Approbierte tatsächlich suchen, besetzt Vakanzen schneller und hält die neuen Kolleginnen und Kollegen auch länger. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie das in der Praxis aussieht.
Kurz gesagt
- Der Fachkräftemangel ist real: Rund zwei Drittel der Apotheken suchen PTA, aber nur eine Minderheit kann alle offenen PTA-Stellen besetzen.
- Planen Sie früh: Eine freie Stelle bleibt im Schnitt etwa vier Monate unbesetzt. Wer erst bei der Kündigung sucht, ist zu spät dran.
- Sie bewerben sich bei den Fachkräften, nicht umgekehrt. Die Stellenanzeige muss konkret sagen, was Sie bieten: Gehalt, Arbeitszeiten, Team, Weiterbildung.
- Ein schneller, digitaler Bewerbungsweg und eine Antwort innerhalb weniger Tage entscheiden oft darüber, ob gute Kandidaten bleiben oder abspringen.
- Kombinieren Sie mehrere Kanäle: ein spezialisiertes Stellenportal, Ihre eigene Website, Social Media, Empfehlungen aus dem Team und Praktikumsplätze.
Inhaltsverzeichnis
- Warum Recruiting in der Apotheke Chefsache ist
- Die Recruiting-Strategie in sieben Schritten
- Zielgruppen gezielt ansprechen: PTA, PKA, Approbierte und PhiP
- Typische Denkfehler beim Apotheken-Recruiting
- Unsere Sicht auf erfolgreiches Recruiting
- Ihre Stelle bei Medipros ausschreiben
- Häufige Fragen zum Recruiting in der Apotheke
- Quellen
Warum Recruiting in der Apotheke Chefsache ist
Die Zahlen lassen wenig Spielraum. Im Apothekenkonjunkturindex APOkix vom Juli 2025 gaben 60 Prozent der befragten Inhaberinnen und Inhaber an, den Fachkräftemangel stark oder sehr stark zu spüren, auf dem Land (64 Prozent) noch häufiger als in der Stadt (54 Prozent). Ausgeschrieben wurden im Vorjahr vor allem Stellen für PTA (in 70 Prozent der Apotheken), für Approbierte (63 Prozent) und für PTA-Praktikantinnen und -Praktikanten (52 Prozent). Nur 39 Prozent konnten nahezu alle offenen PTA-Stellen besetzen, bei Approbierten waren es 57 Prozent.
Bei den Approbierten ist der Engpass auch offiziell bestätigt. Laut der ABDA auf Basis der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit liegt der Engpassindikator für Apothekerinnen und Apotheker bei 2,2 und damit über dem Schwellenwert von 2,0. Der Beruf PTA liegt mit 1,8 knapp darunter und steht unter Beobachtung, nachdem er in den Vorjahren als Engpassberuf galt.
Wie angespannt die Lage bei Approbierten ist, zeigt eine IQVIA-Umfrage unter 500 Apothekeninhabern, die die ABDA zum Deutschen Apothekertag 2025 vorstellte: 26,8 Prozent erwarten bei einer neuen Apothekerstelle in den nächsten zwei bis drei Jahren keinen einzigen geeigneten Bewerber, 40,6 Prozent genau einen. Gleichzeitig schrumpft das Personal insgesamt: Nach einem Bericht von APOTHEKE ADHOC sank die Zahl der Beschäftigten in öffentlichen Apotheken von 162.186 auf 159.484, darunter knapp 800 PTA und knapp 960 PKA weniger.
Für Sie heißt das: Recruiting ist keine Aufgabe, die man nebenbei an einem Mittwochnachmittag erledigt. Es ist eine dauerhafte Führungsaufgabe, so wie Einkauf oder Qualitätsmanagement.
Die Recruiting-Strategie in sieben Schritten
Die folgenden Schritte bauen aufeinander auf. Sie funktionieren für die Einzelapotheke ebenso wie für einen Filialverbund mit vier Standorten.
1. Personalbedarf früh planen
Auf dem ApoLeadership Campus der Expopharm wurde laut Pharmazeutischer Zeitung eine durchschnittliche Vakanzdauer von vier Monaten genannt, besonders schwierig sei es im ländlichen Raum und in Einzelapotheken. Rechnen Sie also rückwärts: Geht eine PTA im Sommer in Elternzeit, gehört die Anzeige spätestens ins Frühjahr.
Praktisch bewährt hat sich eine einfache Personalplanung für zwölf Monate: Wer geht in Rente, wer reduziert Stunden, wer plant eine Elternzeit, welche Auszubildenden schließen ab? Wenn Sie so planen, können Sie auch Stellen ausschreiben, bevor sie frei werden, und für gute Leute mit flexiblem Starttermin offen bleiben.
2. Arbeitsbedingungen klären, bevor Sie werben
Die beste Anzeige hilft wenig, wenn der Alltag nicht hält, was sie verspricht. Apotheke-Wirtschaft nennt als häufige Gründe für Unzufriedenheit überfordernde Kunden, chaotische Abläufe, abwesende Chefs und ständiges Einspringen für Kollegen. Gute Kandidaten bleiben nur dort, wo die Bedingungen stimmen.
Gehen Sie deshalb vor jeder Ausschreibung diese Punkte durch:
- Arbeitszeiten: Welche Modelle können Sie anbieten? Feste Tage, Gleitzeit, Teilzeit, ein freier Samstag im Wechsel?
- Gehalt: Zahlen Sie nach Tarif oder darüber? Die Eckdaten des Tarifs finden Sie in unserem Überblick zum Tarifvertrag in der Apotheke.
- Weiterbildung: Gibt es ein Budget, zählt Fortbildung als Arbeitszeit, sind Spezialisierungen möglich?
- Einarbeitung: Wer begleitet neue Kolleginnen und Kollegen in den ersten Wochen?
Ein Beispiel aus der Praxis: Die Apotheken Dr. Henle werben bei Approbierten mit übertariflichem Gehalt, Weiterbildung in einem Coachingkonzept als Arbeitszeit, flexiblen Arbeitszeiten, flexibler Urlaubsplanung und jedem zweiten freien Samstag. Das ist konkret, überprüfbar und genau das, was Bewerbende vergleichen.
3. Die Stellenanzeige als Ihr Anschreiben verstehen
Ein Gedanke aus Apotheken heute bringt es auf den Punkt: Heute bewirbt sich die Apotheke bei den Fachkräften. Die Stellenanzeige übernimmt die Rolle des Anschreibens und muss begründen, warum jemand gerade bei Ihnen arbeiten sollte. Daraus folgen klare Regeln:
- Beschränken Sie die Anforderungen auf höchstens fünf, besser drei Punkte.
- Beschreiben Sie Aufgaben aktiv und konkret, etwa: „Sie beraten unsere Kunden, Pflegedienste und Ärzte mit Ihrem Fachwissen.“
- Ersetzen Sie Floskeln wie „attraktive Vergütung“ durch Fakten, zum Beispiel „übertarifliche Bezahlung“, „kein Notdienst an Sonn- und Feiertagen“ oder die konkrete Zahl der Urlaubstage.
- Nennen Sie Arbeitszeit, Standort und Stundenumfang gleich oben.
Recruiting-Expertin Kirsten Zschätzsch empfiehlt laut Pharmazeutischer Zeitung außerdem, Anzeigen regelmäßig zu aktualisieren, Angaben zu Team, Gehalt und Benefits zu machen und echte Bilder aus dem Apothekenalltag zu zeigen. Fertige Formulierungen finden Sie in unseren Vorlagen für Stellenanzeigen, weitere Hinweise in unserem Beitrag, wie Sie eine Stellenanzeige optimieren.
4. Die richtigen Kanäle kombinieren
Kein einzelner Kanal erreicht alle. Zschätzsch rät zu einem Mix aus klassischen Kanälen wie Fachzeitschriften und Stellenportalen und aus Social Media, ergänzt durch ein erkennbares Arbeitgeberprofil. Die Übersicht zeigt, wofür sich welcher Kanal eignet:
| Kanal | Stärke | Geeignet für | Ihr Aufwand |
|---|---|---|---|
| Spezialisiertes Stellenportal für Apothekenberufe | Erreicht gezielt PTA, PKA und Approbierte, die aktiv suchen | Alle Positionen, besonders PTA und Approbierte | Gering: Anzeige einstellen, Bewerbungen beantworten |
| Allgemeine Jobbörse | Große Reichweite | PKA, Botendienst, Verwaltung | Mittel: viele unpassende Bewerbungen |
| Eigene Website mit Karriereseite | Erster Eindruck, Bewerbende recherchieren hier | Alle Positionen als Ergänzung | Mittel: regelmäßig pflegen |
| Social Media | Zeigt Team und Alltag, erreicht auch passiv Suchende | Junge PTA, Auszubildende, PhiP | Hoch: regelmäßige Beiträge |
| Empfehlungen aus dem Team | Hohe Passgenauigkeit | Alle Positionen | Gering, wenn das Team eingebunden ist |
| Agentur für Arbeit | Meldung fließt in die Engpassstatistik ein | Ergänzend für alle Positionen | Gering |
| Praktikum und Ausbildung | Nachwuchs, der Ihre Apotheke schon kennt | PTA-Praktikum, PhiP, PKA-Ausbildung | Mittel: Betreuung einplanen |
Die Meldung bei der Agentur für Arbeit hat einen Zusatznutzen für die ganze Branche: Die ABDA bittet Apotheken ausdrücklich, freie Stellen zu melden, weil diese Daten in die Engpassanalyse eingehen. Welche Jobbörse sich für welchen Zweck lohnt, vergleichen wir ausführlich im Jobbörsen-Vergleich für Apotheken.
5. Den Bewerbungsweg kurz und digital machen
Laut Apotheke-Wirtschaft erwarten Bewerbende unter 35 einen modernen, digitalen Prozess. Wer nur Bewerbungen per Post oder lange Formulare akzeptiert, sendet das Signal, nicht zeitgemäß zu sein. Bewährt hat sich:
- ein klarer Button zur Direktbewerbung, ohne Pflicht zu Anschreiben und Zeugnissen im ersten Schritt,
- eine Eingangsbestätigung mit Dank am selben Tag,
- eine verbindliche Rückmeldung innerhalb weniger Werktage,
- ein kurzes Telefonat als erster Kontakt, bevor Sie zum Gespräch einladen.
Apotheken heute empfiehlt, solche Abläufe als feste Qualitätsstandards festzulegen, inklusive der Frage, wie das Team reagiert, wenn jemand seine Bewerbung persönlich am HV-Tisch abgibt. Der Dank für jede Bewerbung gehört immer dazu.
6. Das Gespräch als Visitenkarte nutzen
Im Gespräch prüfen nicht nur Sie, sondern auch die Kandidatin. Laden Sie in einen ruhigen Raum ein, bieten Sie ein Getränk an und sorgen Sie dafür, dass weder Telefon noch Kolleginnen stören, so die Empfehlung aus Apotheken heute. Zeigen Sie, dass Sie die Unterlagen gelesen haben. Ein kurzer Rundgang durch Offizin, Labor und Backoffice, bei dem das Team sich vorstellt, wirkt oft stärker als jede Broschüre.
Bereiten Sie die Fragen vor, die Bewerbende stellen werden: Wie sieht der Dienstplan aus, wie oft fallen Samstage und Notdienste an, wann gibt es Gehaltsgespräche, welche Fortbildungen werden bezahlt? Wer hier konkrete Antworten hat, gewinnt Vertrauen.
7. Onboarding und Bindung mitdenken
Recruiting endet nicht mit der Unterschrift. Ein Einarbeitungsplan für die ersten vier Wochen, eine feste Ansprechperson und ein Feedbackgespräch nach der Probezeit verhindern, dass neue Kolleginnen schnell wieder gehen. Zschätzsch betont, dass Wertschätzung, eine positive Teamkultur und Entwicklungsmöglichkeiten zunehmend den Ausschlag geben. Jede Kollegin, die bleibt, ist eine Stelle, die Sie nicht neu besetzen müssen.
Zielgruppen gezielt ansprechen: PTA, PKA, Approbierte und PhiP
Jede Berufsgruppe sucht etwas anderes. Wer die Unterschiede kennt, formuliert treffsicherer. Zur Abgrenzung: PTA arbeiten pharmazeutisch, beraten am HV-Tisch, stellen Rezepturen her und prüfen im Labor; PKA sind kaufmännisch tätig, in Warenwirtschaft, Einkauf und Abrechnung, und beraten nicht am HV-Tisch, wie die Gondermann Apotheken auf ihrer Karriereseite erklären.
| Zielgruppe | Was Sie verlangen sollten | Womit Sie überzeugen |
|---|---|---|
| PTA | Abgeschlossene PTA-Ausbildung, Freude an Beratung, Sorgfalt in Rezeptur und Prüfung | Planbare Arbeitszeiten, faire Bezahlung, Fortbildung, Spezialisierung etwa in Phytotherapie oder Ernährungsberatung |
| PKA | Abgeschlossene PKA-Ausbildung oder Ausbildungsinteresse, Organisationstalent | Klare Zuständigkeiten in Warenwirtschaft und Einkauf, Verantwortung, gutes Team |
| Approbierte | Approbation, Interesse an Beratung und Teamführung | Übertarifliches Gehalt, Gestaltungsspielraum, Weiterbildung als Arbeitszeit, Perspektive bis zur Filialleitung |
| Pharmazeuten im Praktikum und PTA-Praktikanten | Bestandenes 2. Staatsexamen bzw. erster Prüfungsabschnitt, Lernbereitschaft | Strukturierte Ausbildung in allen Offizin-Prozessen, feste Betreuung, Aussicht auf Übernahme |
Beim Nachwuchs lohnt sich ein langer Atem. Das TUM Klinikum rechts der Isar bildet pro Halbjahr zwei Pharmazeuten im Praktikum aus, lässt jede und jeden ein eigenes Projekt präsentieren und vergibt die Plätze bis zu einem Jahr im Voraus. Öffentliche Apotheken können dieses Prinzip übernehmen: PJ- und PTA-Praktikumsplätze früh ausschreiben, gut betreuen und den besten Praktikanten früh ein Angebot machen. Was Praktikanten bei der Wahl der Apotheke beachten, beschreiben wir im Beitrag zum PTA-Praktikum in der Apotheke.
Ein Hinweis zu PKA: Laut APOkix berichten Apotheken bei PKA (11 Prozent) und PKA-Auszubildenden (16 Prozent) häufig von Qualifikationsdefiziten. Eine strukturierte Einarbeitung und klare Aufgabenbeschreibungen in der Anzeige helfen, die richtigen Erwartungen zu setzen.
Typische Denkfehler beim Apotheken-Recruiting
Drei Muster begegnen uns immer wieder:
- Die Suche nach der Wunderpille. Ein einzelner Kanal oder eine einmalige Kampagne löst das Problem selten. Recruiting ist, wie Apotheke-Wirtschaft es nennt, ein Marathon: Sichtbarkeit baut sich über Monate auf.
- Die Anzeige als Pflichtübung. Eine Anzeige, die seit Monaten unverändert online steht, wirkt wie eine Stelle, die niemand will. Aktualisieren Sie Text, Bilder und Benefits regelmäßig.
- Zu spätes Reagieren. Gute PTA haben oft mehrere Angebote. Wer eine Woche bis zur ersten Antwort braucht, verliert sie an die Apotheke, die am nächsten Tag angerufen hat.
Unsere Sicht auf erfolgreiches Recruiting
Wir sehen jeden Tag, wie PTA, PKA und Approbierte nach einer neuen Stelle suchen. Die meisten filtern zuerst nach zwei Dingen: Wo liegt die Apotheke, und passt die Arbeitszeit zu meinem Leben? Erst danach lesen sie den Rest der Anzeige.
Deshalb raten wir Apotheken, genau diese beiden Punkte ernst zu nehmen. Nennen Sie den Standort genau, geben Sie den Stundenumfang ehrlich an und beschreiben Sie, welche Modelle bei Ihnen möglich sind. Eine Anzeige, die bei der Suche nach „Teilzeit, Hamburg“ auftaucht, ist für eine PTA mit zwei Kindern viel wertvoller als die schönste Imagebroschüre.
Genauso wichtig ist der kurze Weg. Fachkräfte, die sich direkt bei Ihnen bewerben können, ohne Umwege und lange Formulare, tun es auch. Darum ist die Direktbewerbung bei der Apotheke für uns der Kern unserer Plattform.
Unser Rat: Spezialisierung schlägt Masse. Eine Stelle, die gezielt vor Apothekenfachkräften steht, bringt Ihnen Bewerbungen von Menschen, die genau diesen Beruf gewählt haben.
Julia
Ihre Stelle bei Medipros ausschreiben
Medipros ist die Jobbörse speziell für Apothekenberufe in Deutschland. PTA, PKA, Approbierte und Pharmazeuten im Praktikum suchen bei uns gezielt nach Standort und Arbeitszeit und bewerben sich direkt bei Ihrer Apotheke. Neben Apotheken schreiben auch Kliniken und Unternehmen aus der Industrie bei uns aus.
Sie können zwischen drei Varianten wählen: der Standard Premium Anzeige für einmalig 199 €, der Premium Anzeige inkl. Push für einmalig 399 € für mehr Sichtbarkeit oder dem Paket Arbeitgeber Premium inkl. 1 Job Slot für 99 € pro Monat, wenn Sie dauerhaft präsent sein möchten. Alle Details finden Sie auf unserer Preisseite für Stellenanzeigen. Wie Ihre Anzeige im Umfeld anderer Angebote aussieht, sehen Sie in unseren aktuellen Jobs für PTA, PKA und Apotheker.
Häufige Fragen zum Recruiting in der Apotheke
Wie lange dauert es, eine Stelle in der Apotheke zu besetzen?
Im Branchenschnitt bleibt eine freie Stelle etwa vier Monate unbesetzt, auf dem Land und in Einzelapotheken ist die Not besonders groß. Planen Sie deshalb mindestens ein Quartal Vorlauf ein und schreiben Sie absehbare Vakanzen aus, bevor sie entstehen. Eine schnelle Reaktion auf eingehende Bewerbungen verkürzt die Zeit spürbar.
Wie finde ich gezielt PTA für meine Apotheke?
Zeigen Sie Ihre Stelle dort, wo PTA aktiv suchen, etwa auf einem spezialisierten Stellenportal für Apothekenberufe, und ergänzen Sie das durch Ihre Karriereseite, Social Media und Empfehlungen aus dem Team. Nennen Sie in der Anzeige Arbeitszeiten, Gehaltsrahmen und Fortbildungen konkret. Bieten Sie außerdem PTA-Praktikumsplätze an, denn gute Praktikanten werden oft die PTA von morgen.
Was gehört unbedingt in eine Stellenanzeige für die Apotheke?
Standort, Stundenumfang und Arbeitszeitmodell gehören ganz nach oben, dazu drei bis fünf klare Anforderungen und eine konkrete Liste dessen, was Sie bieten. Beschreiben Sie Aufgaben aktiv und ersetzen Sie Floskeln durch Fakten wie Urlaubstage oder übertarifliche Bezahlung. Ein Button zur Direktbewerbung senkt die Hürde deutlich.
Was kostet eine Stellenanzeige bei Medipros?
Die Standard Premium Anzeige kostet einmalig 199 €, die Premium Anzeige inkl. Push einmalig 399 €. Für dauerhafte Präsenz gibt es Arbeitgeber Premium inkl. 1 Job Slot für 99 € pro Monat. Für Bewerberinnen und Bewerber ist die Nutzung kostenlos.
Quellen
- IFH KÖLN: APOkix Juli 2025, Fachkräftemangel beschäftigt Apotheken weiterhin stark
- ABDA: Engpassanalyse, Apothekerinnen und Apotheker werden gesucht
- ABDA: Pressekonferenz Deutscher Apothekertag 2025
- APOTHEKE ADHOC: 2700 Mitarbeiter weniger in Apotheken
- Pharmazeutische Zeitung: Besseres Recruiting in Apotheken
- Apotheke-Wirtschaft: Erfolgreiche Mitarbeitergewinnung ist ein Marathon
- Apotheken heute: Mit den besten Stellenausschreibungen die besten Mitarbeiter gewinnen
- Apotheken heute: Candidate Experience in Apotheken
- Apotheken Dr. Henle: Stellenanzeige Approbierte® Apotheker/in
- Gondermann Apotheken: Stellenangebote
- TUM Klinikum rechts der Isar: Ausbildung und Karriere in der Apotheke
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