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Julia Stein verantwortet die Redaktion von Medipros. Seit über fünf Jahren arbeitet sie im HR-Recruiting und hat in dieser Zeit Stellenkampagnen über Greenhouse, Join, rexx und Indeed gesteuert – für Arbeitgeber aus der Dienstleistungsbranche, dem Bildungssektor und dem Gesundheitswesen. Sie kennt Besetzungsprozesse aus der Perspektive derer, die täglich Stellen zu füllen haben: welche Anzeigen Bewerbungen bringen, woran Verfahren scheitern und wie lange gute Kandidatinnen und Kandidaten auf eine Rückmeldung warten, bevor sie abspringen. Auf Medipros schreibt sie über Recruiting-Praxis, den Arbeitsmarkt im Gesundheitswesen und darüber, wie HR-Prozesse aussehen müssen, damit sie für beide Seiten funktionieren.
Den Personalbedarf Ihrer Apotheke ermitteln Sie in vier Schritten. Zuerst rechnen Sie aus, wie viele Stunden im Jahr besetzt sein müssen: Öffnungszeiten, Mindestbesetzung je Berufsgruppe, Stoßzeiten und Notdienste. Diese Stunden teilen Sie durch die Nettoarbeitszeit einer Vollzeitkraft, also die Zeit nach Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Fortbildung. Das Ergebnis sind Ihre Vollzeitäquivalente. Erst danach verteilen Sie diese Stunden auf Köpfe, Teilzeitmodelle und Schichten. Wie das konkret geht, zeigen wir hier mit Rechenbeispiel, Rechtsrahmen und den Stellen, an denen die Planung in der Praxis meistens kippt.
Kurz gesagt
- Formel: Personalbedarf in Vollzeitkräften = benötigte Arbeitsstunden pro Jahr ÷ Nettoarbeitszeit einer Vollzeitkraft pro Jahr.
- Untergrenze: Während der gesamten Öffnungszeit muss eine Apothekerin oder ein Apotheker im Haus sein. PTA arbeiten unter Aufsicht, PKA beraten nicht zu Arzneimitteln.
- Feinplanung: Die Kundenfrequenz entscheidet, wie viele Kräfte im Handverkauf stehen. Etwa acht Kunden pro HV-Kraft und Stunde gelten als gute Richtgröße.
- Tarif: Seit August 2024 gelten im Tarifgebiet von ADA und ADEXA 39 statt 40 Wochenstunden. Das kostet ein Team mit vier Vollzeitkräften rund 200 Stunden im Jahr.
- Recruiting gehört dazu: Eine Lücke im Plan wird erst geschlossen, wenn die Stelle besetzt ist. Planen Sie die Suchzeit also ein.
Inhaltsverzeichnis
- Was Personalplanung in der Apotheke umfasst
- Wer was darf: die Mindestbesetzung nach Berufsgruppe
- Personalbedarf berechnen: Schritt für Schritt
- Rechenbeispiel: eine Stadtteilapotheke
- Rechtlicher Rahmen für Dienstplan und Notdienst
- Engpässe früh erkennen
- Vom Bedarf zur besetzten Stelle
- So finden Sie die fehlenden Fachkräfte
- Unsere Sicht: Planung endet nicht im Dienstplan
- Häufige Fragen zur Personalplanung
- Quellen
Was Personalplanung in der Apotheke umfasst
Personalplanung beantwortet drei Fragen: Wie viele Stunden brauchen Sie? Welche Qualifikation muss in diesen Stunden anwesend sein? Wer übernimmt sie? In vielen Branchen hängt der Bedarf vor allem am Umsatz oder an der Kundenzahl. In der Apotheke gibt es zusätzlich eine harte Untergrenze, die das Recht vorgibt.
Die Apothekenbetriebsordnung schreibt in § 3 vor, dass das notwendige Personal, insbesondere pharmazeutisches Personal, in ausreichender Zahl vorhanden sein muss. Jede Person darf nur entsprechend ihrer Ausbildung und ihren Kenntnissen eingesetzt werden. Ihr Dienstplan muss also nicht nur genug Menschen enthalten, sondern zu jeder Stunde die richtige Mischung.
Zur Personalplanung gehören deshalb:
- Bedarfsplanung: Wie viele Stunden je Berufsgruppe braucht der Betrieb im Jahr?
- Einsatzplanung: Wie verteilen sich diese Stunden auf Wochentage, Stoßzeiten, Notdienste und Urlaubszeiten?
- Beschaffungsplanung: Welche Stellen müssen Sie wann ausschreiben, damit die Lücke nicht erst bei der Kündigung sichtbar wird?
- Entwicklungsplanung: Wen bilden Sie aus oder qualifizieren Sie weiter, damit Sie in zwei oder drei Jahren nicht wieder bei null anfangen?
Wer was darf: die Mindestbesetzung nach Berufsgruppe
Bevor Sie rechnen, legen Sie fest, welche Rolle wann anwesend sein muss. Die Aufgabenteilung ist gesetzlich geregelt und bestimmt, wen Sie für welche Stunden einplanen.
| Berufsgruppe | Kernaufgaben | Was das für den Dienstplan heißt |
|---|---|---|
| Apotheker/in | Leitung, Aufsicht, Beratung, Abgabe | Muss während der gesamten Öffnungszeit präsent sein, auch im Notdienst |
| PTA | Herstellung, Prüfung, Abgabe und Beratung unter Aufsicht | Trägt einen großen Teil des Handverkaufs, ersetzt aber keine Approbierten |
| PKA | Warenwirtschaft, Einkauf, Lager, Büro | Entlastet das pharmazeutische Personal, zählt nicht zur Beratungsbesetzung |
| PTA in Ausbildung / PhiP | Lernen in der Praxis | Nicht voll auf die Mindestbesetzung anrechnen, Anleitungszeit einplanen |
Der Gesetzentwurf zum PTA-Berufsgesetz beschreibt die Befugnisse so: PTA üben pharmazeutische Tätigkeiten unter Aufsicht einer Apothekerin oder eines Apothekers aus und sind zur Vertretung in der Leitung nicht befugt. Damit ist klar: Jede Öffnungsstunde braucht mindestens eine approbierte Person.
PKA sind laut ABDA-Berufsbild vor allem für Warenwirtschaft, Einkauf und Lagerung zuständig. Beratung und Abgabe von Arzneimitteln bleiben Apothekern und PTA vorbehalten. Die Landesapothekerkammer Rheinland-Pfalz nennt zusätzlich Büroorganisation, Rechnungswesen und die Beratung zu Kosmetika und diätetischen Lebensmitteln. Eine gut eingesetzte PKA nimmt PTA und Apothekern also genau die Stunden ab, die sonst im Handverkauf fehlen.
Für Auszubildende gilt die ABDA-Richtlinie zur praktischen PTA-Ausbildung vom 31. Juli 2025. Die Praxisanleitung muss mindestens 10 Prozent der praktischen Ausbildungszeit ausmachen. Diese Stunden fehlen der anleitenden Person im Tagesgeschäft und gehören deshalb in den Plan.
Personalbedarf berechnen: Schritt für Schritt
Schritt 1: Öffnungsstunden pro Jahr
Multiplizieren Sie Ihre Wochenöffnungszeit mit 51. So rechnet die Fachzeitschrift Apotheke + Wirtschaft, um Feiertage pauschal abzubilden. Notdienste kalkulieren Sie getrennt, weil sie von der Kammer im Turnus zugeteilt werden und nicht zum regulären Tagesbetrieb gehören.
Schritt 2: Nettoarbeitszeit einer Vollzeitkraft
Von den rund 260 Werktagen eines Jahres ziehen Sie Urlaub, Feiertage, durchschnittliche Krankheitstage und Fortbildungstage ab. Den Rest multiplizieren Sie mit der täglichen Arbeitszeit. Seit dem 1. August 2024 sieht der Bundesrahmentarifvertrag 39 Wochenstunden vor, das hat ADEXA zum Tarifabschluss mitgeteilt. Zugleich stieg der Urlaubsanspruch auf 35 Tage, wie der Überblick zum Apotheken-Dienstplan zusammenfasst.
| Position | Annahme im Beispiel |
|---|---|
| Werktage Montag bis Freitag | 260 |
| Urlaub nach BRTV | − 35 |
| Feiertage auf Werktagen (je nach Bundesland) | − 9 |
| Krankheitstage (eigener Durchschnitt) | − 10 |
| Fortbildung | − 3 |
| Verbleibende Arbeitstage | 203 |
| × 7,8 Stunden (39-Stunden-Woche) | 1.583 Stunden netto |
Setzen Sie für Krankheit und Fortbildung Ihre eigenen Durchschnittswerte aus den letzten zwei, drei Jahren ein. Ältere Faustwerte liegen bei rund 1.650 bis 1.700 effektiven Stunden pro Vollstelle, allerdings auf Basis der früheren 40-Stunden-Woche und mit weniger Urlaub. Mit dem heutigen Tarif liegen Sie spürbar darunter.
Schritt 3: Stunden je Rolle bestimmen
Jetzt kombinieren Sie die Untergrenze aus Schritt 1 mit der Kundenfrequenz. Ihr Warenwirtschaftssystem liefert die Kundenzahl pro Stunde und Wochentag. Die Frequenzanalyse aus diesen Daten ist der erste Schritt jeder Einsatzplanung. Als Richtgröße nennt Apotheke + Wirtschaft etwa acht Kunden je HV-Mitarbeiter und Stunde bei durchschnittlicher Frequenz. Frequenzstarke Apotheken erreichen zehn und mehr.
Schritt 4: In Vollzeitäquivalente und Köpfe übersetzen
Teilen Sie die Jahresstunden je Rolle durch die Nettoarbeitszeit. Danach entscheiden Sie, wie Sie die Vollzeitäquivalente auf Voll- und Teilzeitkräfte verteilen. Eine reine Rechenlösung mit 0,85 Stellen ist selten besetzbar. Planen Sie in Stundenumfängen, die Bewerberinnen und Bewerber tatsächlich suchen.
Rechenbeispiel: eine Stadtteilapotheke
Angenommen, Ihre Apotheke hat montags bis freitags von 8:00 bis 18:30 Uhr und samstags von 8:00 bis 13:00 Uhr geöffnet. Unter der Woche kommen etwa 200 Kunden am Tag, samstags 120.
- Öffnungszeit: 5 × 10,5 + 5 = 57,5 Stunden pro Woche, × 51 = 2.932,5 Stunden pro Jahr.
- Approbierte Präsenz: 2.932,5 ÷ 1.583 = 1,85 Vollzeitäquivalente Apotheker, zuzüglich Notdienste.
- Handverkauf nach Frequenz: 1.120 Kunden pro Woche ÷ 8 = 140 HV-Stunden pro Woche, × 51 = 7.140 Stunden pro Jahr.
- Anteil der Apotheker im HV: Wenn die Approbierten etwa zwei Drittel ihrer Präsenz im Handverkauf stehen, decken sie rund 1.955 Stunden. Es bleiben 5.185 Stunden, also 3,3 Vollzeitäquivalente PTA.
- Backoffice: 25 Stunden PKA pro Woche × 51 = 1.275 Stunden, also 0,8 Vollzeitäquivalente PKA.
Zusammen sind das rund 5,9 Vollzeitäquivalente. In Köpfen könnte das zum Beispiel heißen: eine Inhaberin in Vollzeit plus eine angestellte Apothekerin mit 33 Wochenstunden, zwei PTA in Vollzeit, zwei PTA mit je etwa 25 Stunden und eine PKA mit 25 Stunden.
Prüfen Sie anschließend die Stoßzeiten. Wenn montags von 9 bis 12 Uhr 35 Kunden pro Stunde kommen, brauchen Sie dort vier bis fünf Kräfte im HV, mittags vielleicht nur zwei. Genau an diesen Spitzen zeigt sich, ob Teilzeitkräfte mit Vormittagsschwerpunkt sinnvoller sind als eine weitere Vollzeitstelle.
Für die Kosten hilft eine alte Faustregel: Die Personalgesamtkosten einer Vollstelle ergeben sich näherungsweise aus dem Bruttomonatsgehalt mal 16, bei 13 Monatsgehältern. Damit bewerten Sie schnell, was eine zusätzliche Teilzeitkraft im Vergleich zu bezahlter Mehrarbeit kostet.
Rechtlicher Rahmen für Dienstplan und Notdienst
Arbeitszeitgesetz
Das Arbeitszeitgesetz gilt auch in der Apotheke. Die werktägliche Arbeitszeit beträgt höchstens acht Stunden. Sie darf auf zehn Stunden steigen, wenn innerhalb von sechs Monaten im Schnitt acht Stunden eingehalten werden. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit stehen mindestens 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Zwischen zwei Arbeitstagen liegen nach § 5 ArbZG mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit.
Für Ihren Plan heißt das: Wer bis 18:30 Uhr schließt, steht frühestens um 5:30 Uhr wieder auf dem Plan. Bei Öffnungszeiten von mehr als zehn Stunden lässt sich ein Tag ohnehin nicht mit einer einzigen Kraft abdecken, Sie brauchen Früh- und Spätdienste mit Überlappung zur Mittagszeit.
Tarifvertrag und flexible Modelle
Der Bundesrahmentarifvertrag erlaubt flexible Wochenarbeitszeiten zwischen 29 und 48 Stunden, solange im Ausgleichszeitraum von zwölf Monaten der Durchschnitt stimmt. So können Sie in der Erkältungssaison mehr und im Sommer weniger Stunden einplanen, ohne Überstunden zu sammeln. Die Details zu Urlaub, Sonderzahlung und Arbeitszeit haben wir im Beitrag zum Tarifvertrag in der Apotheke zusammengestellt. Wer Engpässe zeitweise mit überlassenen Fachkräften überbrückt, sollte die rechtlichen Personaleinsatz-Modelle in der Zeitarbeit kennen, bevor die Vertretung im Dienstplan steht.
Notdienst und Dienstbereitschaft
Nach § 23 ApBetrO sind Apotheken grundsätzlich ständig dienstbereit. Die Behörde befreit einen Teil der Apotheken zu bestimmten Zeiten davon, etwa nachts, werktags ab 18:30 Uhr, samstags ab 14 Uhr sowie an Sonn- und Feiertagen. Tragen Sie die von der Kammer zugeteilten Notdienste als Erstes in den Jahresplan ein. Danach planen Sie die Ruhezeit der diensthabenden Person ein, damit der Folgetag nicht unterbesetzt ist. Wie sich Notdienste aus Sicht der Angestellten anfühlen, lesen Sie in unserem Beitrag über Arbeitszeiten und Notdienst der PTA.
Arbeitszeiterfassung
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen, auch in kleinen Apotheken. Das hat einen Nebeneffekt: Ihre tatsächlichen Krankheits- und Mehrarbeitsstunden liegen schwarz auf weiß vor und machen die nächste Bedarfsrechnung genauer.
Engpässe früh erkennen
Die Arbeitszeitverkürzung hat viele Pläne knapper gemacht, als es auf den ersten Blick aussieht. Bei vier Vollzeitkräften fehlen rund 200 Stunden im Jahr. Bei mehr als 50 Öffnungsstunden pro Woche kann schon eine fehlende Stunde am Tag die Besetzung im Handverkauf gefährden.
Dazu kommt der Arbeitsmarkt. Die Kammerstudie der Apothekerkammern in Nordrhein-Westfalen erwartet für die kommenden Jahre ein Fachkräftedefizit in Apotheken, besonders in ländlichen und strukturschwachen Regionen. Das NRW-Gesundheitsministerium setzt deshalb mit den Kammern auf ein laufendes Monitoring der Personalbedarfe und auf attraktivere Arbeitsplätze. Es will außerdem die stille Reserve gewinnen, also Fachkräfte, die derzeit nicht im Beruf arbeiten. Aktuelle Zahlen zur Lage bei Approbierten finden Sie in unserem Überblick zum Apotheker-Arbeitsmarkt.
Diese Warnsignale zeigen, dass Ihr Plan auf Kante genäht ist:
- Mehrarbeit wird zur Regel: Wenn dieselben Personen jeden Monat Plusstunden aufbauen, fehlt Ihnen Kapazität, nicht Flexibilität.
- Urlaub wird verschoben: Wenn Urlaubsanträge regelmäßig an der Besetzung scheitern, rechnen Sie mit zu wenig Nettozeit.
- Ein Ausfall kippt den Tag: Bei einem Krankheitsfall muss die Inhaberin selbst einspringen oder Öffnungszeiten kürzen.
- Wartezeiten zu Spitzenzeiten: Die Frequenzdaten zeigen Stunden mit deutlich mehr als zehn Kunden pro HV-Kraft.
Für die Einsatzplanung empfiehlt sich ein Puffer von rund 15 Prozent für Krankheit und kurzfristige Änderungen. Kleine Apotheken sollten zudem nie eine Schicht mit nur einer Person besetzen. Gründe sind laut Apotheke + Wirtschaft sowohl die Sicherheit, etwa bei schwieriger Kundschaft, als auch die Qualität bei plötzlichem Andrang.
Vom Bedarf zur besetzten Stelle
Die beste Rechnung nützt wenig, wenn die fehlenden Stunden monatelang offen bleiben. Sobald Ihre Bedarfsplanung eine Lücke zeigt, übersetzen Sie sie in eine konkrete Stelle: Berufsgruppe, Stundenumfang, gewünschte Lage der Arbeitszeit und Startdatum. Planen Sie die Suchzeit rückwärts ein. Steht im Frühjahr eine Elternzeit oder ein Ruhestand an, gehört die Ausschreibung in den Herbst davor.
Praktisch bewährt hat sich, die Stelle genau so auszuschreiben, wie sie im Dienstplan steht. Schreiben Sie zum Beispiel „PTA, 25 Stunden, Schwerpunkt vormittags, kein Samstag“ statt „PTA in Voll- oder Teilzeit“. Bewerberinnen, die Teilzeit suchen, finden Ihre Anzeige so schneller und wissen sofort, ob sie passt. Formulierungshilfen finden Sie in unseren Vorlagen für Stellenanzeigen. Wer gerade eine Apotheke übernimmt, plant das Team am besten schon vor dem ersten Tag, dazu mehr im Beitrag Apotheke eröffnen oder übernehmen.
Und denken Sie an den Nachwuchs: Eine PTA in Ausbildung oder Pharmazeuten im Praktikum binden heute Anleitungszeit. Wer ausbildet, baut sich aber das Team von übermorgen selbst auf.
So finden Sie die fehlenden Fachkräfte
Medipros ist die Jobbörse für Apothekenberufe in Deutschland. PTA, PKA, Apotheker und Pharmazeuten im Praktikum filtern bei uns nach Standort und Arbeitszeit und bewerben sich direkt bei Ihrer Apotheke. Ihre Anzeige mit 25 Stunden am Vormittag erreicht also genau die Menschen, die so eine Stelle suchen.
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Unsere Sicht: Planung endet nicht im Dienstplan
Wir sehen jeden Tag, wie Apotheken ihre Lücken ausschreiben, und wie unterschiedlich schnell sie geschlossen werden. Der größte Unterschied liegt selten im Gehalt allein. Er liegt darin, wie genau die Apotheke weiß, was sie sucht.
Wer seinen Personalbedarf sauber gerechnet hat, schreibt keine vage „Verstärkung fürs Team“ aus. Er sucht eine PTA für 25 Stunden mit Vormittagsschwerpunkt oder eine Apothekerin für die langen Abende und zwei Notdienste im Monat. Genau danach filtern Fachkräfte bei uns: nach Ort und nach Arbeitszeit. Viele suchen bewusst Teilzeit, gerade Apothekerinnen und Apotheker, die flexible Arbeitszeiten brauchen.
Deshalb raten wir Inhaberinnen und Inhabern: Machen Sie die Stelle so konkret wie Ihren Dienstplan. Sie gewinnen damit Bewerbungen von Menschen, die wirklich passen, und sparen sich Gespräche, die an den Arbeitszeiten scheitern. Personalplanung und Personalsuche sind für uns zwei Hälften derselben Aufgabe.
Julia
Häufige Fragen zur Personalplanung
Wie viele Mitarbeiter braucht eine kleine Apotheke?
Eine kleinere Apotheke mit etwa 120 bis 150 Kunden am Tag kommt oft mit zwei Kräften in der Offizin und einer Hintergrundkraft aus. Eine davon muss immer approbiert sein. Über das Jahr gerechnet ergibt das je nach Öffnungszeit meist vier bis sechs Vollzeitäquivalente, verteilt auf Voll- und Teilzeitkräfte.
Dürfen PTA allein in der Apotheke bleiben?
Nein, im regulären Betrieb arbeiten PTA unter Aufsicht einer Apothekerin oder eines Apothekers und dürfen die Leitung nicht vertreten. Für jede Öffnungsstunde brauchen Sie deshalb eine approbierte Person im Haus. Das ist die wichtigste Untergrenze jeder Bedarfsrechnung.
Wie berücksichtige ich Teilzeitkräfte in der Rechnung?
Rechnen Sie zuerst alles in Vollzeitäquivalenten und verteilen Sie erst danach auf Köpfe. Eine Kraft mit 19,5 Stunden zählt bei 39 Tarifstunden als 0,5. Achten Sie darauf, dass Teilzeitkräfte bevorzugt in den Stoßzeiten eingeplant werden, dort bringen sie den größten Nutzen.
Wie oft sollte ich den Personalbedarf neu berechnen?
Mindestens einmal im Jahr und immer dann, wenn sich Öffnungszeiten, Tarif oder Kundenfrequenz spürbar ändern. Auch eine Kündigung, eine Elternzeit oder neue pharmazeutische Dienstleistungen sind ein Anlass, die Rechnung zu aktualisieren.
Quellen
- Gesetzentwurf PTA-Berufsgesetz, Bundesgesundheitsministerium
- ABDA: Berufsbild PKA
- Landesapothekerkammer Rheinland-Pfalz: PKA
- ABDA-Richtlinie zur praktischen PTA-Ausbildung (31.07.2025)
- ADEXA: Tarifabschluss mit dem ADA
- Apotheke + Wirtschaft 21/2009: Betriebswirtschaftliche Aspekte
- Apotheke + Wirtschaft 20/2016: Mitarbeitereinsatz organisieren und steuern
- medonline.at: Mitarbeiter in der Apotheke richtig einsetzen
- Nostradamus: Dienstplan in der Apotheke
- Apothekerkammern NRW: Kammerstudie 2023
- MAGS NRW: Gesundheitsministerium und Apothekerkammern
